Niet nóg een extra product erbij: waarom minder keuze in de kast de zorg beter maakt
De meeste zorgprofessionals kennen het maar al te goed: een voorraadkast vol producten, verschillende merken handschoenen, drie soorten eilandpleisters, vijf types infuuspleisters… en tóch grijpt iemand tijdens een drukke dienst mis op een essentieel hulpmiddel.
Te veel keuze, te weinig overzicht
Niet omdat er niets is, maar omdat er te veel is en niet altijd het juiste. In de zorg zijn we gewend om bij elk nieuw verzoek “er gewoon iets bij te zetten”. Nog een paar handschoenen, een extra merk afdekmateriaal, of een ander mesje speciaal voor die ene arts. Langzaam groeit het assortiment zo uit tot een onoverzichtelijke mix van producten, voorkeuren en uitzonderingen. Dat kost tijd, geld en energie op de werkvloer. Bovendien neemt de kans op expiratie toe en verdwijnen ongebruikte producten in de afvalbak, precies het tegenovergestelde van wat we met de duurzaamheidsdoelstellingen in de zorg willen bereiken.
Ook voor ons als QRS is dit herkenbaar. Iedere organisatie; ziekenhuis, privékliniek, ambulancedienst of verpleeghuis, heeft zijn eigen voorkeuren. Vaak omdat men er al jaren mee werkt en verandering “gedoe” lijkt. Wil je als leverancier en specialist van medische hulpmiddelen dan iedereen kunnen bedienen? Dan groeit je eigen assortiment net zo hard mee. Met als risico: een portfolio dat “uit de klauwen” loopt en dezelfde problemen oplevert als in de voorraadkast bij de klant.
Hoe QRS Healthcare hiermee omgaat
Daarom zetten wij bewust andere stappen. Natuurlijk willen we klanten blijven ondersteunen, ook als zij per se dat ene specifieke artikel willen dat we normaal niet voeren. Maar dan doen we dat met wederzijds commitment. Denk aan de afspraak met een klant om een bepaald minimumvolume per jaar af te nemen, zodat wij verantwoord kunnen inkopen en niet met overvoorraad blijven zitten, of we leggen het artikel niet standaard op voorraad, maar maken afspraken over besteltijd en levertijd, zodat wij het gericht kunnen inkopen wanneer het nodig is.
In beide gevallen blijft de vraag van de klant centraal staan, maar voorkomen we onnodige verspilling en een eindeloos assortiment. En dat vraagt vooral om één ding: blijven communiceren met elkaar. Zoals onze slogan zegt: “Together we make healthcare work”, door samen te werken kunnen we de zorg stap voor stap beter, slimmer en duurzamer inrichten.
Vanuit die visie hebben we binnen QRS heel bewust gekozen om onze focus te verleggen naar exclusieve productpakketten: pakketten waar wij inhoudelijk achter staan, opgebouwd met betrouwbare partners en leveranciers, met oog voor duurzaamheid, een gezonde prijs‑kwaliteitverhouding en bij voorkeur exclusiviteit in de Benelux. Bij QRS Healthcare geloven we dan ook dat zorgteams niet geholpen zijn met nog meer keuze, maar met doordacht minder keuze: een slim samengesteld, standaard assortiment per locatie. Meer overzicht in de kast, meer rust in het hoofd en meer tijd voor zorg.
Waarom minder keuze beter is?
Als iedereen op een afdeling zijn eigen voorkeur mag toevoegen, wordt de kast voller maar niet overzichtelijker. De ‘standaard’ raakt onduidelijk, er ontstaan discussies en het risico op fouten bij bestellen of toedienen neemt toe. Tegelijkertijd groeit de kans dat producten achterin de kast belanden, niet gebruikt worden en over datum raken, zonde van geld, tijd en grondstoffen. Een bewust gekozen standaardassortiment per organisatie, locatie of afdeling doorbreekt dat patroon: zorgmedewerkers weten precies wat waar ligt, het zoekwerk en het aantal fouten nemen af en er wordt gerichter ingekocht. Een gestandaardiseerd assortiment per locatie of zorgtype levert in de praktijk drie grote voordelen op:
- Minder fouten en meer rust
Als iedereen met dezelfde producten werkt, wordt het werk voorspelbaarder. Medewerkers herkennen verpakkingen en maten in één oogopslag. Dat scheelt misgrijpen, twijfelmomenten aan het bed en correcties achteraf.
- Betere beschikbaarheid
Een vastgesteld assortiment per locatie maakt verbruik veel beter voorspelbaar. Je weet welke artikelen waar horen te liggen en in welke hoeveelheden. Dat maakt voorraadbeheer, bestellen en aanvullen een stuk eenvoudiger, en voorkomt spoedbestellingen op het laatste moment.
- Lagere kosten en minder verspilling
Minder varianten betekent hogere volumes per artikel, betere inkoopcondities en minder producten die bijna nooit gebruiken worden en verouderen op de plank. Je investeert in hetgeen wat echt nodig is, niet in alles was ‘ooit’ een keer gevraag is. Kortom: niet nóg een extra product erbij, maar een zorgvuldig gekozen assortiment waarmee het overgrote deel van de dagelijkse zorg kan worden uitgevoerd.
Van ‘alles’ kunnen leveren, naar het juiste assortiment
Zoals in het begin van dit artikel aangegeven, hebben we met dezelfde keuzes te maken binnen ons eigen assortiment en aanbod van QRS. In plaats van overal maar nieuwe producten toe te voegen, werken we met doordachte, exclusieve productpakketten. Samen met klanten kijken we:
- Welke producten echt nodig zijn voor een bepaalde organisatie, locaties of afdeling;
- Welke merken en varianten daar het beste bij passen;
- Hoe we dat pakket zo compact mogelijk houden, zonder in te leveren op kwaliteit of veiligheid.
We doen dat met een beperkte, zorgvuldig gekozen groep partners en leveranciers. Waar mogelijk met exclusieve merken voor de Benelux. Zo houden we grip op ons eigen portfolio en kunnen we beter meebewegen met de standaardisatie die we bij onze klanten nastreven.
Ervaring uit de praktijk
Veronique Blokx, accountmanager verpleeghuizen bij QRS Healthcare: “Bij veel verpleeghuizen zie ik dat het assortiment in de loop der jaren is uitgegroeid tot een optelsom van voorkeuren. Zorgprofessionals komen uit verschillende organisaties of hebben een andere achtergrond, en iedereen is gewend aan eigen merken en producten. Dat voelt servicegericht naar de medewerkers, maar zorgt in de praktijk voor onrust: veel varianten, complexe bestellijsten en voorraden die nauwelijks draaien.
Als we samen teruggaan naar een doordacht, kwalitatief hoogwaardig en volledig basispakket, ontstaat er direct meer overzicht. Teams grijpen minder vaak mis, bestellen wordt eenvoudiger en inkopers krijgen weer grip op verbruik en kosten.”
Slim bestellen
Een standaard assortiment werkt pas echt goed als het in de praktijk ook makkelijk te bestellen is. Daarom zorgen we dat het gekozen pakket duidelijk terugkomt in onze bestelomgeving:
- Zorgprofessionals zien in hun bestelomgeving (indien gewenst) uitsluitend artikelen die voor hun relevant en bestelbaar zijn.
- Via favorietenlijsten en afdelingsspecifieke assortimenten, wordt een herhaalbestelling een kwestie van enkele klikken.
- Via koppelingen met inkoopsystemen (zoals OCI) sluiten bestellingen direct aan op de interne processen van de klant.
Zo versterken assortiment en bestelproces elkaar: wat je samen afspreekt als standaard, wordt in de praktijk ook de vanzelfsprekende keuze. Naast de manier van bestellen via onze bestelportalen, hebben wij ook slimme digitale oplossingen die het voorraad beheer nog makkelijker kunnen maken. Denk aan bestelborden, waarop je de kaartjes plaatst, of het scannen van artikelen en vervolgens automatisch een order genereerd. Klik op onderstaande button voor meer informatie over onze digitale oplossingen.
Standaardiseren is óók verduurzamen
Een overzichtelijk, gestandaardiseerd assortiment heeft nog een belangrijk voordeel: het maakt de logistieke keten groener. Door bestellingen beter te plannen en producten te bundelen:
- kunnen we per locatie bijvoorbeeld één keer per week leveren in plaats van meerdere keren;
- verzamelen we orders op rolcontainers of andere efficiënte ladingdragers;
- zijn er minder transportbewegingen nodig, dus minder CO₂‑uitstoot.
Ook bij transport zoeken we actief naar manieren om de CO₂‑uitstoot te verlagen, door efficiënte routes, bundelleveringen en duurzame oplossingen bij onze vervoerders te stimuleren. Minder varianten + minder ritten + minder lucht in de doos = minder verspilling in de hele keten.
Tot slot: niet nóg een product erbij, maar betere keuzes maken
De uitdaging in de zorg is niet om alle mogelijke producten beschikbaar te hebben, maar om de juiste producten op de juiste plek te hebben, in een hoeveelheid en variatie waar zorgteams echt mee uit de voeten kunnen.
Benieuwd hoe jullie huidige assortiment eruit ziet? En waar ruimte is om te standaardiseren, te vereenvoudigen of te verduurzamen? We denken graag met je mee. Wil je meer weten over hoe wij als QRS, samen met onze zusterorganisaties binnen Asker Healthcare Group, hieraan kunnen bijdragen? Dan gaan we graag met je in gesprek.