Efficiënter werken in de zorg: hoe slimme bestelprocessen tijd vrijmaken voor patiënten
Personeelstekort, hoge werkdruk en volle wachtlijsten: het is inmiddels dagelijkse realiteit in ziekenhuizen, privéklinieken en verpleeghuizen. Organisaties doen er alles aan om zorgprofessionals zo veel mogelijk “aan het bed” te krijgen en hen te ontlasten van randzaken. Toch gaat er nog steeds ongemerkt veel tijd zitten in precies die randzaken: voorraad, bestellingen en logistiek.
Iedereen is het erover eens dat de zorg slimmer en efficiënter moet. Eén van de plekken waar nog verrassend veel winst te halen is, is het bestelproces.
De verborgen “tijdverspillers” bij bestellen
Veel zorgprofessionals herkennen het: een dienst waarin directe patiëntenzorg steeds wordt onderbroken door vragen als: “Waar liggen de katheters?”, “Is dat al besteld?” of “Wie heeft die handschoenen van deze afdeling gehaald?”. Tijd die eigenlijk naar bewoners of patiënten zou moeten gaan, verdwijnt in zoeken naar hulpmiddelen, corrigeren van bestellingen en het oplossen van voorraadproblemen.
Daar komt bij dat digitale voorraadstanden en de werkelijkheid op de afdeling lang niet altijd overeenkomen. Systemen geven aan dat artikelen op voorraad zijn, terwijl kasten leeg zijn of materialen zijn verplaatst. Deze ‘spookvoorraad’ zorgt voor vertraging, extra loop- en zoektijd en spoedbestellingen, vaak juist op de drukste momenten.
Veel van deze knelpunten zijn het gevolg van historisch gegroeide processen: bestellijsten die steeds zijn uitgebreid, nieuwe merken en varianten die op verzoek zijn toegevoegd en tijdelijke oplossingen die blijvend zijn geworden. Het resultaat: een complex en foutgevoelig bestelproces, dat kostbare tijd kost.
Eerst de basis: een compact, doordacht assortiment
In een eerdere blog schreven we al over de impact van een gestandaardiseerd, bewust gekozen assortiment. Niet nóg een extra product erbij, maar terug naar een compact, doordacht basispakket per locatie of afdeling. Dat voorkomt verspilling en verlaagt direct de werkdruk: medewerkers weten precies welke producten standaard zijn, de kast wordt overzichtelijker en het zoekwerk neemt af.
Samen met onze klanten stellen we exclusieve productpakketten samen: artikelen die écht nodig zijn, met passende merken en varianten, zonder concessies aan kwaliteit of veiligheid. Zo ontstaat een slim en beperkt assortiment. De échte winst volgt wanneer het bestelproces hier naadloos op aansluit.
Van zoeken en typen naar klikken en herhalen
Een bestelportaal moet voor zorgprofessionals voelen als een logisch verlengstuk van hun dagelijkse werk, niet als extra administratie. Daarom laten we het gekozen standaardassortiment letterlijk terugkomen in het bestelproces, bijvoorbeeld met:
- Afdelingsspecifieke bestellijsten, afgestemd op dagelijkse gebruik.
- Favorietenlijsten waarmee een herhaalbestelling in enkele klikken gedaan is
- Een weergave waarbij medewerkers alleen de artikelen zien die voor hun afdeling relevant en bestelbaar zijn.
Zorgteams hoeven daardoor niet meer door lange, algemene lijsten te scrollen. Nieuwe collega’s en flexkrachten zien direct wat de standaard is en kunnen sneller zelfstandig bestellen. Dat zorgt voor minder vragen, minder onzekerheid en minder kans op fouten.
Onze bestelportalen zijn ontwikkeld met en voor de zorg. Vooraf ingerichte assortimenten per afdeling of organisatie, heldere categorieën en inzicht in verbruik en bestelhistorie ondersteunen zorgprofessionals in hun dagelijkse werk. Via koppelingen met bestaande inkoopprocessen worden bestellingen bovendien sneller goedgekeurd en verwerkt. Zo blijft de controle bij inkoop en administratie, terwijl het bestellen voor de werkvloer eenvoudiger wordt.
Slimme digitale oplossingen op de werkvloer
Naast het bestelportaal zijn er digitale oplossingen die het bestelproces verder vereenvoudigen en automatiseren. Samen met klanten kijken we welke aanpak past bij de organisatie en de praktijk op de werkvloer. Enkele voorbeelden:
- Het Bestelbord met medicards (RFID); met een automatisch bestelbord werken afdelingen volgens een bin 1/bin 2 principe. Zodra een bin leeg raakt, plaatst de medewerker de bijbehorende medicard op het bestelbord. Deze wordt automatisch uitgelezen en de benodigde artikelen worden in het QRS‑bestelportaal klaargezet of direct besteld. Dat scheelt handmatige invoer en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.
- Scannen in het magazijn of op de afdeling; met een handscanner of mobiel device worden barcodes van artikelen of locaties gescand. De gescande artikelen worden direct naar het QRS‑bestelportaal gestuurd en in het winkelmandje geplaatst of als bestelling ingeschoten. Geen artikelcodes meer overtypen of opzoeken: dat bespaart tijd en maakt het proces op afdeling én magazijn een stuk efficiënter.
- Koppelingen met inkoopsystemen (zoals OCI) ; via een OCI‑koppeling wordt het QRS‑bestelportaal verbonden met het inkoopsysteem van de klant. Medewerkers starten in hun eigen omgeving, gaan automatisch naar het QRS‑portaal om te bestellen en de order komt daarna weer terug in het interne systeem voor goedkeuring en verwerking. Gegevens zoals kostenplaats, naam van de besteller of afleverlocatie worden automatisch meegestuurd, zodat het proces naadloos aansluit op de interne administratieve stroom.
De impact van dit soort oplossingen is in de dagelijkse praktijk direct merkbaar. Zorgteams ervaren meer rust: er hoeft minder gezocht te worden, ad‑hoc vragen over bestellingen nemen af en onverwachte tekorten komen minder vaak voor. Een logisch ingericht bestelportaal, gekoppeld aan een duidelijk standaardassortiment, verkort bovendien de inwerktijd van nieuwe medewerkers.
Ook voor inkoop en management ontstaat er meer grip. Duidelijke afspraken over assortiment en processen maken verbruik beter voorspelbaar, waardoor budgetbewaking en het terugdringen van verspilling eenvoudiger worden.
Ervaring uit de praktijk: Interzorg
Een voorbeeld is de samenwerking met Interzorg. Daar is een OCI‑koppeling ingericht, zodat iedere locatie en besteller met een eigen inlog direct in de juiste bestelomgeving terechtkomt. Orders worden automatisch voorzien van de juiste gegevens en verwerkt in het interne inkoopsysteem. Daarnaast werkt Interzorg met een scanoplossing: artikelen worden gescand, aantallen ingevoerd en de bestelling gaat rechtstreeks naar het QRS‑bestelportaal. Data zoals kastnaam en locatie worden automatisch gematcht, zodat duidelijk is voor welke voorraadkast de bestelling bedoeld is. Dat zorgt voor sneller bestellen, minder fouten en meer overzicht.
Veronique Blokx, accountmanager verpleeghuizen bij QRS Healthcare: “Bij Interzorg hebben we samen stap voor stap een oplossing ingericht waarin bestelportaal, OCI‑koppeling en scanoplossing goed op elkaar aansluiten. Het resultaat is een praktisch werkbaar proces voor zowel de teams op de locaties als de collega’s bij inkoop en administratie.”
Tot slot: tijd voor zorg, niet voor randzaken
De personeelskrapte in de zorg lossen we niet van de ene op de andere dag op. Maar we kunnen wel vandaag al beginnen met het wegnemen van onnodige ballast in het werk. Door bewuste keuzes te maken in het assortiment en door bestelprocessen slim en digitaal in te richten, komt er stap voor stap meer tijd vrij voor waar het uiteindelijk om draait: goede zorg voor patiënten en bewoners.
Benieuwd hoeveel tijd en werkdruk er in jullie organisatie nog schuilgaat in voorraad en bestellen? We denken graag mee over een slimmer assortiment en een bestelproces dat zorgprofessionals echt ontlast.